Privacy Verklaring (AVG)
Muziekvereniging Excelsior Dalfsen
De Vier Gezichten
Emmastraat 10
7721 DM Dalfsen
email: bestuur@excelsiordalfsen.nl
Telefonisch contact: bel met iemand van het bestuur.
Aanmeldingsformulier nieuw lid
In het volledige ledenbestand worden de volgende gegevens opgeslagen die noodzakelijk zijn Voornaam, Achternaam, Adres, Postcode Woonplaats, Geboortedatum, Emailadres, Telefoonnummer, IBAN Bankrekeningnummer, Ingangsdatum lidmaatschap.
Op het aanmeldingsformulier zijn vragen t.b.v. privacy opgenomen, waarbij iemand aan kan geven of zijn of haar telefoonnummer mag worden toegevoegd aan de app-groep van de afdeling. Of beeldmateriaal dat door een lid van Excelsior of op verzoek van Excelsior gemaakt is gebruikt mag worden op social media en/of diverse promotionele doeleinden.
Gezien onze publieke functie als muziekvereniging is Excelsior niet aansprakelijk voor beeldmateriaal gemaakt en geplaatst door derden op papier of social media.
Toegang tot gegevens
De secretaris en de penningmeester van Excelsior, zoals geregistreerd bij de Kamer van Koophandel, zijn bevoegd tot mutaties in het ledenbestand, bijvoorbeeld aan- of afmeldingen van leden. Dit ledenbestand staat in Dropbox van het Bestuur en is beveiligd met een wachtwoord. Zodra één van de bestuursleden wordt vervangen, zal het wachtwoord worden gewijzigd.
Alle bestuursleden die bevoegd zijn en ingeschreven zijn bij de Kamer van Koophandel hebben inzage in de volgende gegevens: Voornaam, Achternaam, Adres, Postcode, Woonplaats, Emailadres en Telefoonnummer.
Taken die inzage hierin vereisen zijn:
- Het versturen van email.
- Het toevoegen van jouw telefoonnummer aan de app-groep van jouw afdeling, alleen met jouw toestemming.
- Het bijhouden wie nog onder jeugd vallen, dit doen we op basis van de geboortedatum.
- Het versturen/afleveren van kaartjes/bloemen m.b.t. lief- en leed , hiervoor gebruiken wij jouw adres.
- Opstellen van de actielijst, hiervoor worden alleen voornaam, achternaam en emailadres gebruikt.
Versturen van email
Alleen bestuursleden mogen namens Excelsior een mail verstuurd naar een groep mensen, zij dienen gebruik te maken van de BCC. De eigenlijke mail wordt naar bestuur@excelsiordalfsen.nl verstuurd. Mensen die een groep mensen willen benaderen, doen dit via de secretaris.
Gegevens die aan andere leden/derden kunnen worden verstrekt
Voor de registratie van bijvoorbeeld het uniform en uitgeleende instrumenten worden Voornaam en Achternaam van het lid doorgegeven aan de betrokken beheerder. De beheerder houdt bij welk uniform je hebt en noteert alleen de maten die verstrekt zijn.
Voor het aanvragen van een muziekexamen worden Voornaam, Achternaam, Geboortedatum en Woonplaats verstrekt aan het OBM.
Afmeldingsformulier
Op het afmeldingsformulier zijn vragen t.b.v. privacy opgenomen onder andere de vraag of de gegevens van jou als oud-lid mogen worden bewaard t.b.v. uitnodigingen voor optredens, reünies e.d. of eventuele herintreding bij Excelsior. Daarnaast wordt de vraag gesteld of beeldmateriaal waarop een scheidend lid te zien is gebruikt mag blijven worden voor website en social media.
De volgende gegevens worden (zonder bezwaar) vastgehouden: Voornaam, Achternaam, Geboortedatum, Ingangsdatum en Einddatum lidmaatschap en Afdeling. Indien iemand bezwaar aantekent, maken wij de registratie anoniem.
I.v.m. bankgegevens en Belastingdienst kan een eenmaal gebruikt IBAN-nummer niet uit het administratiepakket worden verwijderd. Wel wordt het IBAN-nummer uit het ledenbestand verwijderd bij afmelding als lid.
Je bent zelf verantwoordelijk voor verwijdering van jouw telefoonnummer uit de app-groep. Excelsior is niet verantwoordelijk voor jouw telefoonnummer of emailadres opgeslagen door andere leden van de vereniging.
Datalekken
Mocht er op een of andere manier gegevens uit het ledenbestand lekken, dan worden alle leden van Excelsior daar zo spoedig mogelijk van op de hoogte gebracht en wordt er een inschatting gemaakt van de verwachte gevolgen van het datalek
Bezwaar
Je kunt altijd inzage vragen in jouw gegevens bij de secretaris. Heb je op enig moment bezwaar van openbaring van jouw gegevens of beeldmateriaal zoals beschreven, dan kun je dit kenbaar maken bij de secretaris van Excelsior. De secretaris zal overeenkomstig jouw wens gegevens (waar dit kan) en beeldmateriaal verwijderen. Heb je een klacht over het omgaan met jouw privacy, wend je dan eerst tot het bestuur. Lost deze dit niet naar tevredenheid op dan kun je een klacht indienen bij www.autoriteitpersoonsgegevens.nl